Faktanya, hingga kini masih banyak sekolah yang kesulitan untuk mengelola keuangan. Salah satu alasan utamanya adalah karena alur dan prosedur administrasi keuangan sekolah yang tidak jelas. Jadi tidak heran jika semua orang kebingungan.
Padahal, prosedur administrasi adalah jantung dari sebuah sistem. Tanpa adanya prosedur yang jelas, sistem tidak akan bisa berjalan dengan baik dan efisien. Karena itu, pastikan Bapak/Ibu mempelajari semua prosedur administrasi keuangan sekolah di sini!
Prosedur Administrasi Keuangan Sekolah
Khusus untuk Bapak/Ibu yang ingin tahu apa saja prosedur administrasi keuangan, berikut adalah penjelasan lengkapnya!
1. Tahap Perencanaan
Pertama-tama, buat dulu perencanaan keuangan sekolah untuk periode tertentu. Pada umumnya, sebagian besar sekolah membuatnya di setiap semester dan/atau tahun ajaran. Bapak/Ibu bisa menyesuaikan periode perencanaan dengan kebiasaan di sekolah.
Pada tahap ini, kepala sekolah, guru dan tenaga pengajar, staf keuangan, staf sekolah lain, bahkan hingga perwakilan siswa harus menentukan program kerja di periode tersebut. Kumpulkan semua jenis program yang dibutuhkan sekolah dalam waktu dekat.
Hanya saja, kondisi keuangan sekolah mungkin tidak bisa memenuhi semua program kerja tersebut. Maka dari itu, langkah dalam pengelolaan keuangan yang selanjutnya adalah membuat daftar skala prioritas. Urutkan mana program kerja yang paling penting.
Untuk setiap program, jangan lupa untuk selalu membuat Rancangan Anggaran Kerja Sekolah (RAKS). Dokumen ini bersifat wajib untuk mengetahui apakah program tersebut bisa dilaksanakan atau tidak karena kesesuaian dengan dana di sekolah.
2. Tahap Pencatatan
Jika rencananya sudah siap dan matang, alur administrasi keuangan sekolah yang selanjutnya adalah tahap pencatatan. Sama seperti namanya, Bapak/Ibu perlu mencatat semua hal yang terkait dengan keuangan sekolah, dari pemasukan, sisa kas, dan lain sebagainya.
Cara mencatatnya pun tidak boleh sembarangan, pastikan catatannya selalu rapi dan terstruktur. Hal ini karena catatan administrasi keuangan sekolah tersebut harus dipahami oleh semua orang yang terlibat di sekolah, bukan hanya staf yang membuatnya saja.
Ada banyak komponen keuangan yang perlu Bapak/Ibu catat dalam administrasi sekolah, mulai dari dana pemasukan, pengeluaran, utang, piutang, aset, dan lain sebagainya. Semakin lengkap catatannya, maka akan semakin baik dan terasa efisien ke depannya.
Pada bagian pemasukkan, jangan lupa catat uang yang masuk berdasarkan sumber dana sekolah, entah itu dari iuran SPP, dana BOS dari pemerintah, donasi dari alumni, dan lain-lain. Tujuan utamanya adalah untuk menghindari kecurangan dan fraud lainnya.
Agar memudahkan pencatatan, usahakan untuk membedakan catatan bagi setiap program kerja di bagian pengeluaran. Jangan hanya ditumpuk di satu tempat atau lembar yang sama. Hal ini agar semua orang bisa memahami catatannya dengan lebih mudah.
Selain mempermudah pembacaan, catatan yang rapi juga memudahkan proses cross check di masa yang akan datang. Prosedur administrasi keuangan sekolah ini sangat penting untuk efisiensi staf agar tidak mengerjakan hal yang sama di kemudian hari.
3. Tahap Pengelolaan
Apabila semua catatannya sudah siap, tinggal laksanakan setiap program kerja sesuai dengan daftar prioritas. Pada tahap inilah staf keuangan perlu bisa mengelola pengeluaran agar tetap sesuai dengan yang ada di dalam Rancangan Anggaran Kerja Sekolah (RAKS).
Pada tahap pengelolaan keuangan sekolah ini, Bapak/Ibu perlu mengawasi segala jenis penggunaan uang sekolah. Jangan sampai ada dana yang hilang tanpa jejak karena akan berdampak buruk saat audit keuangan nantinya, terutama jika auditnya oleh orang luar.
Tipsnya adalah selalu mengumpulkan bukti transaksi, bahkan untuk transaksi receh atau kecil. Bapak/Ibu bisa mengumpulkan bukti dalam bentuk bon, cek, dan bukti lain yang sah menurut hukum. Jika pembelian berupa aset, pastikan barangnya ada secara real.
4. Tahap Pemeriksaan
Setiap periode tertentu, biasanya per bulan, per semester, atau per tahun, Bapak/Ibu wajib melakukan pemeriksaan keuangan atau inspeksi terhadap administrasi dana sekolah. Pastikan semua yang tercatat di buku besar selaras dengan bukti transaksi yang ada.
Jika ada catatan yang salah atau kurang tepat, segera perbaiki agar tidak ada masalah di kemudian hari. Hal ini karena Bapak /Ibu harus bertanggung jawab atas semua arus kas. Jika kas kurang padahal menurut catatan cukup, Bapak/Ibu perlu mengganti dananya.
Jadi, prosedur administrasi keuangan sekolah yang satu ini memang sangat vital bagi kesehatan kas dan wajib ada dalam SOP bagian keuangan. Agar kesalahan bisa langsung terlihat dan tidak memanjang ke hari-hari berikutnya, lakukan cross check secara berkala.
Idealnya, Bapak/Ibu bisa memeriksa catatan keuangan setiap hari agar bisa menemukan kesalahan secara real time. Tujuan prosedur administrasi keuangan sekolah agar Bapak/Ibu tidak perlu kerja dua kali karena masalah bisa langsung teratasi.
5. Tahap Pelaporan
Prosedur administrasi keuangan sekolah yang terakhir adalah tahap pelaporan, ketika Bapak/Ibu melaporkan semua hasil pengelolaan keuangan ke orang-orang yang berwenang. Fungsi laporan ini adalah sebagai bentuk tanggung jawab dari staf keuangan.
Secara garis besar, laporan keuangan sekolah tidak jauh berbeda dengan jenis laporan keuangan lainnya. Bapak/Ibu perlu membuat laporan arus kas, yang berisi jumlah uang yang masuk, jumlah uang yang keluar, sisa saldo, dan transaksi lain yang sejenisnya.
Sama seperti rancangan anggaran dan catatan keuangan, pembuatan laporan keuangan juga tidak boleh sembarangan. Bapak/Ibu perlu menyusunnya dengan rapi dan terstruktur, sehingga semua orang bisa membaca laporan keuangan dengan cepat dan mudah.
Permudah Prosedur Administrasi Keuangan Sekolah dengan Aplikasi Keuangan Sekolah
Karena prosedur administrasi yang cukup panjang di sekolah, Bapak/Ibu perlu mulai memikirkan cara agar prosesnya semakin cepat dan mudah. Salah satunya dengan mulai menggunakan aplikasi Keuangan Sekolah dari MySCH.id yang punya fitur lengkap.
Fitur paling utamanya adalah sistem otomatisasi yang sudah terintegrasi dengan berbagai sistem lain. Contohnya adalah pencatatan keuangan yang berasal dari SPP siswa. Aplikasi ini bisa diintegrasikan dengan aplikasi SPP, sehingga semuanya serba otomatis.
Selain pencatatan otomatis, Bapak/Ibu juga bisa menemukan fitur pencatatan lain yang tidak kalah canggih. Contohnya seperti catatan pengeluaran, utang piutang, aset, dan lain-lain. Semuanya sudah dilengkapi format template, sehingga tidak lagi perlu membuatnya dari nol.
Bapak/Ibu juga bisa membuat laporan keuangan dengan lebih cepat dan tepat asalkan tidak ada kesalahan dalam proses pencatatan. Hal ini karena ada sistem yang akan membantu Bapak/Ibu untuk membuat laporan yang rapi, terstruktur, dan mudah untuk dibaca.
Karena itu, aplikasi Keuangan Sekolah dari MySCH.id bisa membuat kinerja staf keuangan jadi lebih efisien. Eksistensinya wajib bagi sekolah yang ingin mulai menerapkan sistem digital di semua sektor di sekolah, termasuk di sektor administrasi keuangan.
Penutup
Sekolah harus punya prosedur administrasi keuangan sekolah dengan alur yang jelas agar arus kas bisa berjalan dengan baik. Jika sekolah butuh sistem yang lebih mudah dan efisien, segera gunakan aplikasi Keuangan Sekolah dari MySCH.id.
