Sudah jadi rahasia umum jika membuat perencanaan keuangan sekolah itu tidak mudah. Bapak/Ibu harus melakukannya dengan teliti dan hati-hati agar tidak ada langkah yang salah. Jika ada satu saja yang salah, maka semua langkah berikutnya akan ikut salah.
Karena itu, Bapak/Ibu bisa mempelajari bagaimana contoh perencanaan di sekolah, lengkap dengan langkah dan tips untuk menerapkannya. Semua informasi tersebut sudah tersedia secara lengkap dan detail pada penjelasan di bawah, siap dipelajari mulai sekarang!
Langkah dan Tips Melakukan Perencanaan Keuangan Sekolah
Sebelum membahas langkah dan tipsnya, pertama-tama Bapak/Ibu harus tahu dulu apa itu perencanaan keuangan sekolah dan fungsinya. Istilah ini merujuk pada daftar rencana keuangan yang terkait dengan semua keperluan sekolah, dari pemasukan hingga pengeluaran.
Fungsinya agar Bapak/Ibu bisa mengatur atau mengelola keuangan lebih baik. Untuk pengelolaannya, Bapak/Ibu bisa mulai menerapkan beberapa cara menyusun rencana keuangan berikut!
1. Kenali Sumber Dana yang Masuk ke Sekolah
Sadar tidak sadar, Bapak/Ibu harus bisa mengenali dari mana sumber dana yang masuk ke sekolah. Jika tidak, maka sistem keuangan pasti akan berantakan dan rentan terkena fraud. Dana sekolah bisa tercampur dengan dana lain karena tidak tahu dari mana sumbernya.
Secara garis besar, ada beberapa sumber dana sekolah yang umum di Indonesia. Contohnya adalah dana dari pemerintah (BOS), uang SPP dan biaya pendidikan lain dari orang tua dan/atau wali siswa, donasi alumni, koperasi sekolah, kantin, dan lain-lain.
Usahakan untuk memisahkan sumber dana per kategori agar bisa dipahami oleh semua orang dengan lebih mudah. Hal ini karena perencanaan keuangan sekolah tidak hanya melibatkan satu orang saja. Hampir semua orang yang ada di sekolah pasti terdampak karenanya.
2. Pilih Program yang Logis Sesuai Jumlah Dana yang Tersedia
Jika Bapak/Ibu penasaran perencanaan keuangan meliputi apa saja, salah satunya adalah untuk membuat program tertentu di sekolah. Jika punya perencanaan yang baik, Bapak/Ibu bisa memenuhi semua kebutuhan sekolah, dari akademik hingga non-akademik.
Sebenarnya, ada banyak contoh program sekolah yang bisa mulai Bapak/Ibu terapkan. Contoh yang paling umum adalah pengadaan teknologi digital dan buku pelajaran, bina prestasi, program kerja OSIS, fasilitas ekstrakulikuler, dan lain-lain.
Tipsnya adalah memilih program yang logis sesuai dengan dana yang tersedia. Jangan sampai pengeluaran untuk program tersebut lebih besar dari sumber dana yang ada. Hal ini agar arus kas bisa tetap sehat tanpa ada masalah keuangan yang berarti di sekolah.
3. Susun Daftar Prioritas
Untuk memudahkan pemilihan program kerja, Bapak/Ibu bisa membuat daftar program sesuai dengan skala prioritas. Tujuan perencanaan keuangan di sekolah yang satu ini adalah agar pengeluaran tidak membengkak dan tidak melebihi dana yang tersedia.
Jika jumlah dana sekolah masih banyak dan sehat, maka Bapak/Ibu bisa mulai mengerjakan program kerja lain yang selanjutnya di daftar prioritas. Kategorikan berdasarkan seberapa butuh sekolah atas program tersebut dan seberapa cepat harus selesai.
Utamakan program kerja yang paling mendesak dan harus selesai secepat mungkin. Sebagai tips, sekolah harus memprioritaskan program kerja akademik yang berkaitan dengan pemenuhan hak di sekolah. Setelah itu, baru penuhi hak di bidang non-akademik.
4. Buat Rencana Anggaran Kegiatan Sekolah (RAKS) untuk Setiap Program Kerja
Langkah dalam pengelolaan keuangan yang selanjutnya adalah membuat atau menyusun dokumen resminya. Namanya adalah Rencana Anggaran Kegiatan Sekolah (RAKS), dokumen resmi paling penting yang harus ada di setiap program kerja.
Tujuan pembuatan dokumen RAKS adalah untuk mempermudah proses pengawasan dan evaluasi selama program kerja tersebut berlangsung. Tanpa RAKS, program kerja pasti akan berantakan karena Bapak/Ibu tidak tahu berapa gambaran biaya untuk melaksanakannya.
Contohnya ketika Bapak/Ibu melakukan pengadaan alat musik untuk klub musik Rencananya, Bapak/Ibu ingin membeli drum, gitar, dan bas. Tanpa RAKS yang baik, kebutuhan dana untuk membelinya tidak diketahui. Bisa saja lebih dari budget yang tersedia.
Karena itu, salah satu cara mengelola keuangan sekolah dengan efektif adalah dengan membuat dokumen RAKS. Isinya cukup sederhana, Bapak/Ibu hanya tinggal menulis daftar barang yang dibutuhkan untuk melakukan program kerja lengkap dengan biayanya.
5. Alokasikan Dana Sesuai Daftar Prioritas Program Kerja
Pada saat membuat perencanaan keuangan sekolah, usahakan tidak mengalokasikan dana secara langsung ke semua program kerja. Setelah semua program kerja punya RAKS, Bapak/Ibu mulai dari program kerja yang terletak di paling atas daftar prioritas.
Alokasikan dana sesuai dengan jumlah kebutuhan di dalam RAKS, lalu mulai belanjakan. Pastikan harga barang dan/atau jasa yang Bapak/Ibu beli sesuai dengan harga yang tertera di dalam RAKS. Hal ini agar proses audit jadi lebih mudah setelah program selesai.
Pastikan dana yang Bapak/Ibu pakai untuk semua program tersebut tidak melebihi uang kas yang tersedia. Jika dananya tidak mencukupi, program kerja non-prioritas bisa Bapak/Ibu tunda hingga periode yang berikutnya, entah itu bulan depan maupun semester depan.
6. Catat Semua Pengeluaran dengan Format yang Sesuai dan Simpan Semua Bukti Transaksi
Setelah semua tahapan perencanaan keuangan sekolah selesai, Bapak/Ibu bisa memulai program kerja tersebut. Tipsnya adalah selalu mencatat semua pengeluaran untuk setiap program kerja. Pastikan semua program punya catatan pengeluaran yang berbeda.
Ini adalah salah satu cara manajemen keuangan sekolah agar selalu efisien dan terpantau. Jangan lupa untuk membagi catatan keuangannya ke dalam beberapa kategori yang berbeda. Hal ini agar orang lain bisa memahami catatannya dengan lebih mudah.
Lalu, jangan lupa simpan semua bukti transaksi untuk membuktikan bahwa pelaksanaan program kerja sudah sesuai dengan perencanaan keuangan sekolah. Semakin relevan dengan rencana, maka semakin mudah pula pembuatan laporan pertanggung jawaban.
7. Buat Laporan Pertanggung Jawaban
Seperti pada penjelasan di atas, langkah terakhir dalam melakukan program kerja adalah membuat laporan pertanggung jawaban. Laporan ini merupakan bentuk tanggung jawab dari staf sekolah terhadap program kerja yang sudah berjalan atau sudah selesai.
Tips Menyusun Perencanaan Keuangan Sekolah dengan Lebih Mudah
Secara garis besar, cara merancang rencana keuangan itu memang tidak terlalu sulit. Tapi, Bapak/Ibu harus meluangkan banyak waktu jika harus membuatnya dari nol. Karena itu, untuk efisiensi kerja staf di sekolah, Bapak/Ibu perlu bantuan sistem otomatisasi.
Sistem otomatisasi tersebut bisa Bapak/Ibu dapatkan dengan menggunakan aplikasi Keuangan Sekolah dari MySCH.id. Hal ini karena semua fiturnya sudah otomatis dan bisa langsung Bapak/Ibu gunakan. Tinggal catat laporan tanpa harus repot memikirkan format.
Penutup
Karena perencanaan keuangan sekolah itu sangat penting, Bapak/Ibu harus selalu memastikan jika langkahnya selalu tepat tanpa ada kesalahan. Jika pihak sekolah ingin sistem manajemen keuangan yang lebih efisien, gunakan aplikasi Keuangan Sekolah dari MySCH.id.
